Hóa đơn điện tử tiếp tục là một trong những lĩnh vực được sửa đổi mạnh nhất trong đợt cải cách pháp luật thuế 2026. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành chính thức có hiệu lực, thay thế toàn bộ khung pháp lý cũ gồm Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC. Bài viết này, do TrustlineAX tổng hợp dựa trên nguyên văn các văn bản nêu trên và quy định gốc tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, sẽ điểm qua những nội dung quan trọng nhất mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần nắm.
1. Khung pháp lý mới về hóa đơn điện tử
Ba văn bản cấu thành khung pháp lý hiện hành về hóa đơn điện tử:
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (Điều 26 – Hóa đơn điện tử, Điều 27 – Chứng từ điện tử): quy định các nguyên tắc nền tảng, có hiệu lực từ 01/7/2026; riêng việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực sớm hơn, từ 01/01/2026.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP: quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử, gồm 5 Chương, 45 Điều, có hiệu lực từ 01/7/2026. Nghị định này thay thế hoàn toàn Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP (sửa đổi NĐ 123/2020) và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC: hướng dẫn chi tiết về định dạng, đăng ký, xử lý hóa đơn/chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Thông tư số 32/2025/TT-BTC.
Việc gộp toàn bộ quy định hóa đơn, chứng từ điện tử vào một nghị định và một thông tư duy nhất (thay vì rải rác qua nhiều lần sửa đổi như trước) giúp doanh nghiệp, kế toán dễ tra cứu và áp dụng thống nhất hơn.
2. Các loại hóa đơn điện tử và đối tượng bắt buộc sử dụng
Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân theo ba nhóm đối tượng sử dụng chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: áp dụng mặc định cho tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: áp dụng cho doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không/đường bộ/đường sắt/đường biển/đường thủy… với điều kiện đã có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu truyền dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: áp dụng bắt buộc cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim…
Điểm đáng chú ý nhất: ngưỡng doanh thu bắt buộc dùng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh
Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc có bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng, bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là quy định cụ thể hóa yêu cầu tại Luật Quản lý thuế 2025 về việc mở rộng diện áp dụng hóa đơn điện tử tới khu vực hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh — nhóm trước đây phần lớn sử dụng hóa đơn giấy hoặc không xuất hóa đơn.
3. Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 7) liệt kê cụ thể các trường hợp được miễn lập hóa đơn điện tử, đáng chú ý gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số (game, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số) cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
- Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp chủ quản đã khấu trừ thuế.
- Các khoản thu từ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi/chứng khoán, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và phái sinh.
- Góp vốn bằng tài sản; tài sản điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc; hàng hóa, dịch vụ luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh; các khoản thu không liên quan đến bán hàng/cung cấp dịch vụ (bồi thường, tiền thưởng, thu hộ – chi hộ…).
4. Thời điểm lập hóa đơn: quy định riêng cho nhiều ngành đặc thù
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục giữ nguyên tắc chung — thời điểm lập hóa đơn bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước — đồng thời quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn cho hàng loạt ngành có đặc thù đối soát dữ liệu hoặc giao dịch số lượng lớn, ví dụ:
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu: chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ (do cần đối soát dữ liệu giữa các bên).
- Dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, thương mại điện tử, logistics, ngân hàng…: chậm nhất không quá ngày 07 tháng sau hoặc 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Kinh doanh bất động sản: lập hóa đơn theo tiến độ thu tiền nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng; lập theo thời điểm chuyển giao nếu đã bàn giao.
- Taxi có phần mềm tính tiền: lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu về cơ quan thuế.
- Cơ sở khám, chữa bệnh dùng phần mềm quản lý viện phí: có thể tổng hợp lập một hóa đơn cuối ngày nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn riêng từng lượt.
- Thu phí đường bộ không dừng: ngày lập hóa đơn là ngày xe qua trạm, hoặc lập định kỳ cuối tháng, liệt kê chi tiết từng lượt qua trạm.
- Casino, trò chơi điện tử có thưởng: lập hóa đơn chậm nhất 1 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu (tính từ 6h00 đến 5h59 hôm sau).
- Bán xăng dầu lẻ: lập hóa đơn ngay khi kết thúc mỗi lần bán.
Việc quy định chi tiết đến từng ngành nghề giúp giảm tranh cãi, vướng mắc trong thực tế áp dụng — vốn là điểm hay bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn trước đây.
5. Quản lý rủi ro: tiêu chí và trình tự ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 7, Điều 8) quy định cụ thể các tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao và trình tự xử lý:
Tiêu chí rủi ro cao bao gồm: chủ sở hữu/người đại diện pháp luật có kết luận gian lận, mua bán hóa đơn; nằm trong danh sách giao dịch đáng ngờ theo pháp luật phòng chống rửa tiền; đăng ký địa chỉ trụ sở không cụ thể hoặc tại căn hộ chung cư (trừ phần diện tích được phép kinh doanh); người đại diện pháp luật đồng thời liên quan đến mã số thuế ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký; và các dấu hiệu rủi ro khác theo Thông tư số 94/2026/TT-BTC về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
Các trường hợp bị ngừng/tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khá đa dạng: chấm dứt hiệu lực mã số thuế; không hoạt động tại địa chỉ đăng ký; tạm ngừng kinh doanh; bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn; sử dụng hóa đơn để bán hàng lậu, hàng cấm, hàng giả; lập hóa đơn khống nhằm chiếm đoạt tiền; thuộc diện rủi ro cao theo Thông tư 94/2026/TT-BTC… Khi bị yêu cầu giải trình, người nộp thuế có 3 ngày làm việc để phản hồi (có thể bị gia hạn thêm một lần); trong thời gian giải trình vẫn được sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh.
Đáng chú ý, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã có mã số thuế trước 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ được yêu cầu bổ sung thông tin trong 10 ngày làm việc; quá hạn sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử — một biện pháp gắn chặt việc dùng hóa đơn điện tử với dữ liệu định danh cá nhân.
6. Khuyến khích người mua lấy hóa đơn, khen thưởng người tố giác
Một điểm mới mang tính “dân sinh”: Luật Quản lý thuế 2025 (khoản 7 Điều 26) và Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 41) chính thức luật hóa cơ chế khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin phản ánh hành vi người bán không lập, không giao hóa đơn. Mức chi khen thưởng cho mỗi vụ việc không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc, được chi từ ngân sách nhà nước. Đây là công cụ được kỳ vọng hỗ trợ cơ quan thuế phát hiện các trường hợp bán hàng “né” hóa đơn, đặc biệt tại các điểm bán lẻ, ăn uống.
7. Xử lý chuyển tiếp: hóa đơn giấy, biên lai cũ và hóa đơn lập theo quy định trước 1/7/2026
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ các mốc chuyển tiếp:
- Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực; hóa đơn đặt in chưa dùng hết phải tiêu hủy theo trình tự do Bộ Tài chính quy định.
- Biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa dùng hết được tiếp tục sử dụng đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 phải tiêu hủy toàn bộ và chuyển sang biên lai điện tử.
- Đối với hóa đơn đã lập sai theo các quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, hoặc Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC), người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, sau đó lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế.
8. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước 1/7/2026?
- Rà soát xem doanh nghiệp/hộ kinh doanh của mình thuộc nhóm nào trong 3 loại hóa đơn điện tử (có mã, không mã, khởi tạo từ máy tính tiền) để đăng ký đúng loại theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm cần chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn, tránh bị động khi quy định có hiệu lực từ 01/01/2026 (theo Luật) và 01/7/2026 (theo Nghị định, Thông tư hướng dẫn).
- Kiểm tra lại thông tin đăng ký thuế (đặc biệt với hộ kinh doanh có mã số thuế trước 01/7/2025) để bảo đảm khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tránh bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Rà soát địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh, tránh rơi vào các dấu hiệu rủi ro cao (địa chỉ không cụ thể, đăng ký tại căn hộ chung cư không được phép kinh doanh…).
- Với các ngành đặc thù (viễn thông, bảo hiểm, vận tải, y tế, bất động sản, taxi, xổ số, casino…), cần đối chiếu đúng quy định thời điểm lập hóa đơn riêng theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP để tránh lập hóa đơn sai thời điểm — một lỗi phổ biến bị xử phạt.
- Chuẩn bị phương án xử lý hóa đơn, biên lai giấy tồn trước ngày 31/12/2026 và kế hoạch chuyển đổi sang biên lai điện tử từ 01/01/2027.
Bài viết được TrustlineAX tổng hợp dựa trên nội dung Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Nội dung mang tính chất tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật gốc hoặc tư vấn thuế chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể.