Tặng quà Tết cho vài trăm khách hàng, phát hàng mẫu tại hội chợ, hay tặng quà tri ân cho nhân viên nhân dịp lễ — về nguyên tắc, mỗi lần “cho, biếu, tặng” như vậy đều là một lần phải lập hóa đơn, vì pháp luật hóa đơn coi đây là một hình thức “bán hàng” đặc biệt (không thu tiền). Với doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn giao dịch tặng quà nhỏ lẻ trong một đợt, việc xuất hóa đơn riêng từng lần từng là một gánh nặng vận hành đáng kể cho bộ phận kế toán. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ chính thức luật hóa cơ chế lập hóa đơn tổng hợp theo tháng, quý cho nhóm giao dịch này. Bài viết dưới đây, do Trustlineax tổng hợp dựa trên nguyên văn Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, sẽ giải thích quy định mới áp dụng thế nào, điều kiện ra sao, và những điểm doanh nghiệp dễ nhầm lẫn khi áp dụng.
1. Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026) của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế toàn bộ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP — Điều 4 (nguyên tắc lập hóa đơn), Điều 10 và Phụ lục “Nội dung của hóa đơn” kèm theo Nghị định (mục 5, điểm a, tiết a.3).
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (Điều 7 khoản 1 điểm c) và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (Điều 6) — quy định về giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho và hàng khuyến mại, cùng có hiệu lực từ 01/7/2025.
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực 01/6/2025) — văn bản tiền nhiệm, làm căn cứ đối chiếu điểm mới.
2. Nguyên tắc chung không đổi: quà tặng vẫn là một “giao dịch” phải lập hóa đơn
Trước khi nói về điểm mới, cần nhấn mạnh một nguyên tắc không thay đổi qua các lần sửa luật: theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, “bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ…”. Quy định này gần như giữ nguyên câu chữ so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP trước đây.
Nói cách khác, quà tặng khách hàng, quà Tết nhân viên, hàng mẫu khuyến mại không phải là trường hợp được miễn xuất hóa đơn. Điều thay đổi từ 01/7/2026 không phải là “có phải xuất hóa đơn hay không”, mà là cách xuất hóa đơn — cụ thể là được gộp nhiều giao dịch vào một hóa đơn duy nhất theo kỳ, thay vì xuất riêng từng lần.
3. Điểm mới: hóa đơn TỔNG HỢP theo tháng, quý cho hàng khuyến mại, cho/biếu/tặng
Theo mục 5, điểm a, tiết a.3 của Phụ lục “Nội dung của hóa đơn” ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
“Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.”
3.1. Phạm vi áp dụng
Cơ chế hóa đơn tổng hợp áp dụng cho hai nhóm giao dịch:
- Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật thương mại (tức chương trình khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về thương mại theo Luật Thương mại và văn bản hướng dẫn).
- Hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật — ví dụ quà tặng khách hàng, quà Tết, quà kỷ niệm cho nhân viên, hàng mẫu dùng thử, quà tài trợ, ủng hộ…
3.2. Điều kiện bắt buộc khi lập hóa đơn tổng hợp
Đây là phần doanh nghiệp cần đọc kỹ nhất, vì Nghị định 254/2026/NĐ-CP đi kèm ba điều kiện ràng buộc:
- Phản ánh đầy đủ, chính xác: doanh nghiệp bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác toàn bộ các giao dịch khuyến mại, cho, biếu, tặng phát sinh trong kỳ.
- Lưu giữ danh sách chi tiết và hồ sơ liên quan: phải lưu danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng cùng hồ sơ liên quan (ví dụ: quyết định/kế hoạch tặng quà, danh sách người nhận, chương trình khuyến mại đã đăng ký), và cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
- Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”, với bảng kê thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ người bán, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập cùng chữ ký người lập bảng kê.
Thiếu một trong các điều kiện trên — đặc biệt là danh sách chi tiết kèm theo — hóa đơn tổng hợp có thể bị cơ quan thuế coi là không phản ánh đúng bản chất giao dịch khi thanh, kiểm tra.
4. So với quy định cũ: Nghị định 70/2025 đã “hé mở” nhưng chưa rõ kỳ áp dụng
Đây không phải lần đầu tiên pháp luật cho phép gộp hóa đơn khuyến mại, quà tặng. Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025) đã quy định:
“Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng.”
Về bản chất, cơ chế gộp hóa đơn đã tồn tại từ giữa năm 2025. Tuy nhiên, quy định cũ không nêu rõ hóa đơn tổng hợp được lập theo kỳ nào — theo từng chương trình, theo ngày hay theo tháng — khiến nhiều doanh nghiệp, kế toán lúng túng khi áp dụng thực tế, một số vẫn chọn cách an toàn là xuất hóa đơn riêng từng lần. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã làm rõ điểm này: hóa đơn tổng hợp được lập cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, khớp với kỳ kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp — tức doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng thì gộp hóa đơn theo tháng, kê khai theo quý thì gộp theo quý. Đây là điểm mới thực sự có ý nghĩa với các chương trình khuyến mại, tặng quà có quy mô lớn, tần suất phát sinh nhiều trong một kỳ.
5. Đừng nhầm hóa đơn gộp với miễn thuế: giá tính thuế GTGT của quà tặng KHÔNG bằng 0
Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất và cũng là rủi ro thuế lớn nhất khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn tổng hợp. Việc được gộp hóa đơn (một quy định về thủ tục, hình thức) hoàn toàn khác với việc có phải nộp thuế GTGT đầu ra hay không (một quy định về giá tính thuế). Theo Điều 7 khoản 1 điểm c Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Điều 6 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng: giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh — tức doanh nghiệp vẫn phải kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra tương ứng với giá trị thị trường của quà tặng, dù không thu tiền của người nhận.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại đúng quy định của pháp luật thương mại (đã đăng ký hoặc thông báo hợp lệ, ví dụ hàng tặng kèm khi mua hàng, hàng mẫu dùng thử, quà tặng theo chương trình bốc thăm trúng thưởng đã công bố…): giá tính thuế được xác định bằng không (0).
- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện một chương trình gọi là “khuyến mại” nhưng không đăng ký/thông báo theo đúng pháp luật thương mại, thì giá tính thuế vẫn áp dụng như hàng cho, biếu, tặng thông thường (không được hưởng giá tính thuế bằng 0).
Nói cách khác: được lập một hóa đơn tổng hợp không đồng nghĩa với việc quà tặng đó không phải chịu thuế GTGT. Với hàng cho, biếu, tặng không thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ, doanh nghiệp vẫn phải xác định đúng giá thị trường tương đương để tính thuế GTGT đầu ra, dù gộp hóa đơn hay xuất riêng.
6. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1 — Quà Tết tặng khách hàng (không thuộc chương trình khuyến mại đăng ký):
Trong tháng 01/2027, Công ty A tặng 200 giỏ quà Tết cho khách hàng thân thiết, mỗi giỏ có giá bán tương đương của sản phẩm cùng loại trên thị trường là 600.000 đồng (chưa thuế GTGT 10%). Đây là hoạt động “cho, biếu, tặng” thông thường, không phải chương trình khuyến mại đăng ký với cơ quan quản lý thương mại.
- Giá tính thuế GTGT = 600.000 đồng/giỏ (theo giá bán hàng hóa cùng loại), không phải bằng 0.
- Thuế GTGT đầu ra = 600.000 × 10% × 200 giỏ = 12.000.000 đồng.
- Cuối tháng 01/2027, Công ty A được lập 1 hóa đơn tổng hợp cho toàn bộ 200 giỏ quà, tổng giá trị chưa thuế 120.000.000 đồng, thuế GTGT 12.000.000 đồng, kèm theo bảng kê danh sách 200 khách hàng nhận quà — thay vì phải xuất 200 hóa đơn riêng lẻ.
Ví dụ 2 — Chương trình “Mua 2 tặng 1” đã đăng ký khuyến mại:
Công ty B triển khai chương trình khuyến mại “mua 2 tặng 1” đã thông báo hợp lệ với Sở Công Thương. Với phần hàng tặng kèm, giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0. Công ty B vẫn được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng/quý cho toàn bộ hàng tặng kèm phát sinh trong kỳ, kèm bảng kê chi tiết, nhưng không phát sinh thêm thuế GTGT đầu ra cho phần hàng khuyến mại này.
7. Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng
Cơ chế hóa đơn tổng hợp không loại bỏ quyền của người nhận hàng. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ: “Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.” Doanh nghiệp cần lưu ý loại trừ giao dịch đó ra khỏi danh sách tổng hợp cuối kỳ để tránh trùng lặp, kê khai hai lần.
8. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì
- Rà soát lại các chương trình tặng quà, khuyến mại, hàng mẫu đang/sẽ triển khai từ 01/7/2026, phân loại rõ đâu là “khuyến mại đã đăng ký hợp lệ theo pháp luật thương mại” (giá tính thuế = 0) và đâu là “cho, biếu, tặng” thông thường (vẫn phải tính thuế GTGT theo giá thị trường tương đương).
- Xây dựng sẵn biểu mẫu danh sách chi tiết/bảng kê đi kèm hóa đơn tổng hợp (tên người nhận hoặc chương trình, số lượng, đơn giá tham chiếu, thành tiền), lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan (quyết định tặng quà, kế hoạch chương trình, thông báo khuyến mại) để phục vụ giải trình khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.
- Thống nhất kỳ lập hóa đơn tổng hợp với kỳ kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp (tháng hoặc quý) để tránh sai lệch số liệu giữa hóa đơn và tờ khai thuế.
- Có quy trình nội bộ để tiếp nhận yêu cầu xuất hóa đơn riêng của khách hàng (nếu có) và loại trừ đúng giao dịch đó khỏi hóa đơn tổng hợp cuối kỳ.
- Với hàng cho, biếu, tặng, chủ động xác định giá bán hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh để tính đúng thuế GTGT đầu ra, tránh bị ấn định giá hoặc truy thu khi quyết toán, thanh tra thuế.
Bài viết được Trustlineax tổng hợp dựa trên Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (Điều 4, Điều 10 và Phụ lục “Nội dung của hóa đơn”), Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (Điều 7), Nghị định số 181/2025/NĐ-CP (Điều 6) và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Các ví dụ mang tính chất minh họa nguyên tắc chung, không thay thế văn bản pháp luật gốc hoặc tư vấn thuế chuyên biệt cho từng chương trình, giao dịch cụ thể.