Một vướng mắc rất thực tế: khi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng đến thời điểm ghi nhận chi phí vẫn chưa thanh toán, hồ sơ cần có những gì để khoản chi đó được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp? Và đặc biệt: biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ — một trong các chứng từ bắt buộc — có mẫu cố định theo quy định pháp luật thuế hay không?
Công văn số 17126/DON-QLDN1 ngày 08/9/2026 của Cục Thuế thành phố Đồng Nai đã trả lời cụ thể câu hỏi này. Trustlineax tổng hợp lại để doanh nghiệp và kế toán tham khảo.
1. Căn cứ pháp lý
- Công văn số 17126/DON-QLDN1 ngày 08/9/2026 của Cục Thuế thành phố Đồng Nai.
- Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính — quy định về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo điểm b, điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
2. Ba chứng từ bắt buộc khi mua chưa thanh toán
Theo điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC:
“Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Như vậy doanh nghiệp cần có đồng thời cả ba:
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ;
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện thanh toán.
Thiếu một trong ba có thể khiến chi phí bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
3. Biên bản bàn giao có mẫu cố định không?
Đây là điểm mấu chốt được làm rõ: pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành không quy định mẫu biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
Cơ quan thuế giải thích mục đích của biên bản bàn giao là tài liệu đóng vai trò chứng từ thực tế, chứng minh nghiệp vụ mua bán đã thực sự xảy ra. Vì vậy, doanh nghiệp được đề nghị nghiên cứu quy định tại Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Kế toán và các văn bản liên quan, đồng thời căn cứ vào từng loại hình hàng hóa, dịch vụ thực tế để xây dựng biên bản phù hợp.
Nói cách khác, doanh nghiệp chủ động soạn mẫu biên bản của riêng mình. Không có mẫu thống nhất do cơ quan thuế ban hành, và cũng không cần chờ mẫu đó. Điều kiện là nội dung phải phản ánh đúng, đầy đủ bản chất giao dịch đã diễn ra.
4. Biên bản bàn giao nên có những nội dung gì?
Vì không có mẫu quy định, trách nhiệm chứng minh thuộc về doanh nghiệp. Một biên bản chỉ ghi vài dòng chung chung sẽ khó thuyết phục khi bị kiểm tra. Dưới đây là các nội dung tối thiểu nên có, để biên bản thực sự có giá trị chứng minh giao dịch:
| Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|
| Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế | Xác định đúng chủ thể giao dịch, khớp với hợp đồng và hóa đơn |
| Số và ngày của hợp đồng liên quan | Nối biên bản với hợp đồng thành một bộ hồ sơ thống nhất |
| Mô tả hàng hóa, dịch vụ: tên, quy cách, đơn vị tính | Chứng minh đúng đối tượng đã giao, khớp với nội dung trên hóa đơn |
| Số lượng và giá trị | Cơ sở đối chiếu với hóa đơn và sổ sách |
| Thời điểm bàn giao | Xác định kỳ ghi nhận chi phí — chỗ dễ bị hỏi nhất khi thanh tra |
| Địa điểm bàn giao | Tăng tính xác thực, đặc biệt với hàng hóa cần vận chuyển |
| Xác nhận tình trạng hàng hóa hoặc kết quả dịch vụ | Chứng minh nghiệp vụ đã hoàn thành, không chỉ là thủ tục giấy tờ |
| Chữ ký và đóng dấu của cả hai bên | Không có xác nhận của bên giao thì biên bản mất giá trị đối chứng |
Bảng trên do Trustlineax tổng hợp dựa trên yêu cầu chung về chứng từ kế toán và mục đích chứng minh giao dịch mà công văn nêu ra, không phải danh mục bắt buộc được quy định trong văn bản pháp luật.
Với dịch vụ, biên bản bàn giao thường mang tên “biên bản nghiệm thu” hoặc “biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành”. Tên gọi không quan trọng bằng nội dung — miễn chứng minh được dịch vụ đã thực sự được cung cấp.
5. Hình thức hồ sơ và trách nhiệm lưu giữ
Theo khoản 14 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC, hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ phải là bản chính, hoặc bản sao có chứng thực, hoặc bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp, hoặc chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật.
Theo khoản 15 Điều 3, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì
- Với giao dịch từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chưa thanh toán ngay, chuẩn bị đủ cả ba chứng từ ngay từ đầu, đừng để đến kỳ quyết toán mới đi bổ sung hồ sơ.
- Xây dựng sẵn mẫu biên bản theo đặc thù hàng hóa, dịch vụ của mình và dùng thống nhất. Mỗi lần soạn một kiểu là nguồn gốc của hồ sơ thiếu nhất quán.
- Lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng này áp dụng cho chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Cùng mốc 5 triệu đồng còn có quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào — hai quy định khác nhau, cùng ngưỡng, dễ nhầm. Xem thêm hướng dẫn thuế GTGT cho doanh nghiệp FDI.
- Tổng quan về điều kiện chi phí được trừ và các thay đổi khác xem tại hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp 2026.
Bài viết được Trustlineax tổng hợp dựa trên Công văn số 17126/DON-QLDN1 ngày 08/9/2026 của Cục Thuế thành phố Đồng Nai và Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính (khoản 13, 14, 15 Điều 3). Nội dung mang tính chất tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật gốc hoặc tư vấn thuế chuyên biệt cho từng loại hình hàng hóa, dịch vụ cụ thể.