Chi phí được trừ khi mua của hộ kinh doanh không hóa đơn (CV 5263, TT 20/2026)

Tải toàn văn Công văn số 5263/GLA-QLDN2 ngày 07/10/2026 của Thuế tỉnh Gia Lai tại đây (PDF).

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ thường gặp cùng một câu hỏi: người bán không xuất được hóa đơn thì khoản chi có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không, và cần giữ hồ sơ gì?

Ngày 07/10/2026, Thuế tỉnh Gia Lai ban hành Công văn số 5263/GLA-QLDN2 trả lời Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Điện Sê San 3A về đúng vấn đề này, áp dụng khung pháp lý mới: Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Tóm tắt nhanh

Nội dung	Quy định
Áp dụng cho	Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT (và một số trường hợp mua trực tiếp khác)
Điều kiện chung	Đáp ứng khoản 1 Điều 9 và không thuộc Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Hồ sơ	Chứng từ chi trả tiền cho người bán, hóa đơn/chứng từ, Bảng kê thu mua Mẫu 02/TNDN
Thanh toán	Giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt
Người ký bảng kê	Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp, ký và chịu trách nhiệm
Căn cứ	Khoản 1 Điều 9, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC

1. Ba điều kiện chung để khoản chi được trừ

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025, trừ các khoản chi không được trừ tại Điều 10, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ ba điều kiện:

Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ cho hoạt động nghiên cứu và phát triển).
Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Điều kiện thứ hai là điểm vướng khi người bán là cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ không có hóa đơn. Nghị định 320/2025/NĐ-CP xử lý bằng một cơ chế hồ sơ riêng, nêu ở mục 2.

2. Hồ sơ khi mua của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế GTGT

Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 quy định hồ sơ của khoản chi gồm:

Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
Thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Kết luận của Thuế tỉnh Gia Lai: trường hợp khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT đáp ứng khoản 1 Điều 9 và không thuộc Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thì hồ sơ để được tính vào chi phí được trừ thực hiện theo điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

3. Các trường hợp khác dùng cùng cơ chế bảng kê

Cùng điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cơ chế chứng từ chi trả và bảng kê áp dụng cho:

Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;
Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (ngoài các trường hợp trên) có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

4. Lưu ý thực tế cho doanh nghiệp

Ngưỡng 05 triệu đồng tính theo ngày, theo từng người bán. Văn bản viết “giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân”. Chia nhỏ nhiều lần thanh toán tiền mặt trong cùng một ngày cho cùng một người bán không tránh được yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt.

Cơ chế này chỉ dành cho người bán dưới ngưỡng. Nếu cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu từ ngưỡng chịu thuế GTGT trở lên, khoản mua về nguyên tắc phải có hóa đơn; bảng kê không thay thế được hóa đơn trong trường hợp này. Doanh nghiệp nên lưu thông tin xác định người bán thuộc diện dưới ngưỡng (ví dụ văn bản cam kết hoặc thông tin đăng ký của hộ kinh doanh).

Bảng kê phải đúng mẫu và đúng người ký. Dùng Mẫu số 02/TNDN của Thông tư 20/2026/TT-BTC, không dùng mẫu cũ. Người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; doanh nghiệp FDI có Tổng giám đốc người nước ngoài thường xuyên vắng mặt nên lập văn bản ủy quyền rõ ràng.

Vẫn phải qua “bộ lọc” Điều 10. Hồ sơ đầy đủ chưa đủ: khoản chi còn phải liên quan đến sản xuất kinh doanh và không thuộc các khoản chi không được trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Nghĩa vụ khác khi chi trả cho cá nhân. Khi trả tiền dịch vụ cho cá nhân, doanh nghiệp cần xem xét thêm nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định; nội dung này không thuộc phạm vi công văn.

5. Checklist hồ sơ

Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán (nếu có), chứng minh khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định pháp luật kế toán.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu tổng giá trị mua trong ngày của người bán đó từ 05 triệu đồng.
Bảng kê Mẫu 02/TNDN, có chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Văn bản ủy quyền ký bảng kê (nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật).
Thông tin xác định người bán thuộc diện dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

TrustlineAX hỗ trợ doanh nghiệp FDI rà soát hồ sơ chi phí, thiết lập quy trình mua hàng của cá nhân và hộ kinh doanh, và chuẩn bị quyết toán thuế TNDN. Liên hệ TrustlineAX để được tư vấn.

Miễn trừ trách nhiệm

Bài viết dựa trên Công văn số 5263/GLA-QLDN2 ngày 07/10/2026 của Thuế tỉnh Gia Lai và các quy định được viện dẫn trong công văn:

Khoản 1 Điều 9 và Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ;
Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 của Bộ Tài chính (Mẫu số 02/TNDN).

Lưu ý về phạm vi:

Công văn trả lời cho một doanh nghiệp cụ thể, là văn bản hướng dẫn, không phải văn bản quy phạm pháp luật.
Bài viết không nêu mức ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT cụ thể; doanh nghiệp cần đối chiếu quy định về thuế GTGT có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Danh mục khoản chi không được trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP không được phân tích chi tiết trong bài.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật gốc và không phải là ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Vui lòng kiểm tra quy định có hiệu lực tại thời điểm áp dụng và tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi ra quyết định.

TrustlineAX — Tư vấn thuế, kế toán và tuân thủ cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.