Nhiều doanh nghiệp mặc định rằng cứ trả lương làm thêm giờ, làm ca đêm cho người lao động thì toàn bộ khoản đó được miễn thuế TNCN. Thực tế không hẳn vậy — mức miễn thuế gắn chặt với các giới hạn về thời gian và mức trả lương theo Bộ luật Lao động. Công văn số 10311/NBI-QLDN1 ngày 07/8/2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn khá chi tiết các tình huống thực tế mà bộ phận nhân sự, tiền lương hay gặp phải. Trustlineax tổng hợp lại để doanh nghiệp đối chiếu.
1. Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ — Điều 26 (miễn thuế TNCN đối với lương làm đêm, làm thêm giờ), Điều 49, 50, 51 (giảm trừ, khấu trừ thuế).
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 — Điều 107 (làm thêm giờ), Điều 98 (tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ vào ban đêm).
- Công văn số 10311/NBI-QLDN1 ngày 07/8/2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình.
2. Nguyên tắc chung
Theo khoản 1, 3 Điều 26 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP:
“1. Miễn thuế TNCN đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phù hợp với quy định về điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động… 3. Trường hợp tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép vượt mức quy định của pháp luật thì phần vượt mức quy định tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.”
Nói ngắn gọn: khoản trả thêm cho làm đêm, làm thêm giờ chỉ được miễn thuế nếu việc làm thêm/làm đêm đó đáp ứng đúng điều kiện, giới hạn thời gian theo pháp luật lao động, và mức trả đúng theo quy định. Phần vượt giới hạn thời gian hoặc vượt mức trả lương luật định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
3. Đối với tiền lương làm thêm giờ (OT)
3.1. Giới hạn giờ làm thêm theo Bộ luật Lao động
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14:
- Số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày (nếu tính theo tuần: tổng giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ/ngày); không quá 40 giờ/tháng.
- Không quá 200 giờ/năm, trừ một số ngành nghề đặc thù được làm thêm không quá 300 giờ/năm (ví dụ: sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản…), với điều kiện người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh.
3.2. Bốn tình huống cụ thể khi xác định phần lương OT chịu thuế
Công văn số 10311/NBI-QLDN1 hướng dẫn cụ thể 4 tình huống (áp dụng cho doanh nghiệp thuộc ngành được phép làm thêm tới 300 giờ/năm, như trường hợp doanh nghiệp đặt câu hỏi thuộc ngành điện tử):
| Tình huống | Cách xác định phần chịu thuế |
|---|---|
| (1) Vượt 40 giờ/tháng | Phần tiền lương tương ứng với số giờ làm thêm vượt 40 giờ trong tháng không được miễn thuế, phải tính vào thu nhập chịu thuế của tháng phát sinh. |
| (2) Chưa vượt 40 giờ/tháng nhưng đã vượt 300 giờ/năm (lũy kế) | Dù trong tháng chưa vượt 40 giờ, nếu tổng số giờ làm thêm lũy kế trong năm đã đạt giới hạn 300 giờ/năm thì phần lương tương ứng với thời gian vượt giới hạn năm không được miễn thuế. |
| (3) Vượt 40 giờ/tháng nhưng năm chưa vượt 300 giờ | Phần lương tương ứng với số giờ vượt 40 giờ/tháng vẫn không được miễn thuế, dù tính lũy kế cả năm chưa vượt 300 giờ. |
| (4) Vừa vượt 40 giờ/tháng vừa vượt 300 giờ/năm | Xác định thu nhập chịu thuế theo thời gian làm thêm thực tế kể từ thời điểm không còn đáp ứng một trong các giới hạn nêu trên. |
3.3. Ví dụ minh họa
Giả sử người lao động ngành điện tử (áp dụng giới hạn 300 giờ/năm) làm thêm 45 giờ trong tháng, được trả 3.000.000 đồng tiền lương làm thêm giờ cho toàn bộ 45 giờ đó, giới hạn tháng là 40 giờ. Phần lương tương ứng 5 giờ vượt mức được tính theo tỷ lệ: (3.000.000 ÷ 45 giờ) × 5 giờ = 333.333 đồng — khoản này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của tháng; phần còn lại (2.666.667 đồng, ứng với 40 giờ trong hạn) được miễn thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện về giờ làm thêm theo pháp luật lao động.
Lưu ý: đây là ví dụ do Trustlineax tự xây dựng nhằm minh họa cách phân bổ theo tỷ lệ giờ, không phải công thức được quy định cứng trong công văn — doanh nghiệp cần đối chiếu với hướng dẫn và thực tế quản lý tiền lương của mình.
4. Đối với tiền lương làm việc ban đêm
Theo khoản 2, 3 Điều 98 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động làm việc ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của ngày làm việc bình thường; nếu vừa làm thêm giờ vừa làm vào ban đêm thì được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương của ngày làm việc bình thường (ngoài phần lương làm đêm, làm thêm giờ khác).
Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn nguyên tắc: khoản tiền lương làm việc ban đêm phù hợp với quy định pháp luật lao động khi chi trả thì được miễn thuế TNCN; phần chi trả vượt mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế.
Ví dụ thực tế nêu trong công văn: doanh nghiệp trong vụ việc trả tiền làm việc ban đêm cho người lao động bằng 35% tiền lương làm căn cứ tính theo quy định. Trong đó:
- Phần tương ứng với mức 30% (mức tối thiểu luật định, xác định theo Điều 56 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP) → được miễn thuế TNCN.
- Phần chi trả cao hơn mức quy định (tức phần chênh lệch 5% còn lại) → phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
5. Lưu ý thêm: giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo
Công văn số 10311/NBI-QLDN1 cũng hướng dẫn thêm về khoản giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo theo Điều 49 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Chi phí y tế (khám, chữa bệnh tại cơ sở y tế trong nước, thuộc danh mục bảo hiểm y tế chi trả): tối đa 23 triệu đồng/năm.
- Chi phí giáo dục – đào tạo (học phí giáo dục mầm non, phổ thông, nghề nghiệp, đại học và các kỹ năng chuyên môn khác tại cơ sở trong nước): tối đa 24 triệu đồng/năm.
- Điều kiện: phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (riêng chi phí y tế phải có thêm Bảng kê chi phí khám, chữa bệnh theo quy định của Bộ Y tế); hóa đơn, chứng từ phải thể hiện thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc; không được đã chi trả từ nguồn khác (tài trợ, hỗ trợ, ngân sách nhà nước, bảo hiểm…).
- Hạn mức giảm trừ được xác định theo năm, không phân bổ bình quân theo tháng.
- Quan trọng: người lao động có yêu cầu áp dụng khoản giảm trừ này phải tự quyết toán thuế TNCN (theo khoản 3 Điều 51 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP) và không thuộc diện được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay đối với năm có yêu cầu giảm trừ.
6. Doanh nghiệp cần làm gì
- Theo dõi chặt chẽ số giờ làm thêm của từng người lao động theo cả hai mốc: 40 giờ/tháng và 200 hoặc 300 giờ/năm (tùy ngành nghề), để tách đúng phần lương OT được miễn thuế và phần phải tính thuế ngay trong tháng phát sinh.
- Rà soát mức chi trả lương làm việc ban đêm: phần đúng mức tối thiểu luật định (30%, hoặc 20% cộng thêm nếu vừa làm đêm vừa làm thêm giờ) được miễn thuế; phần công ty trả cao hơn theo chính sách nội bộ hoặc thỏa ước lao động phải cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
- Với doanh nghiệp ngành đặc thù được áp dụng giới hạn 300 giờ làm thêm/năm, cần đảm bảo đã thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh theo khoản 4 Điều 107 Bộ luật Lao động — đây cũng là căn cứ để xác định đúng giới hạn miễn thuế.
- Nếu người lao động đề nghị áp dụng giảm trừ chi phí y tế, giáo dục – đào tạo, cần hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và lưu ý người lao động sẽ phải tự quyết toán thuế TNCN, không nằm trong nhóm được ủy quyền quyết toán thay cho năm đó.
Bài viết được Trustlineax tổng hợp dựa trên Công văn số 10311/NBI-QLDN1 ngày 07/8/2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP (Điều 26, 49, 50, 51) và Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 98, 107). Ví dụ tính toán tại mục 3.3 do Trustlineax tự xây dựng nhằm minh họa cách phân bổ theo tỷ lệ giờ, không phải trích dẫn nguyên văn từ công văn. Nội dung mang tính chất tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật gốc hoặc tư vấn thuế chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể.