Đây là dịch vụ định kỳ, đóng vai trò trục chính trong hoạt động tuân thủ của doanh nghiệp FDI. Thay vì duy trì một bộ máy kế toán nội bộ đủ mạnh để xử lý cả chuẩn mực Việt Nam lẫn yêu cầu báo cáo của tập đoàn, doanh nghiệp chuyển toàn bộ chức năng này cho một đơn vị chuyên trách.
Bối cảnh
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam phải lập và lưu trữ sổ sách kế toán theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, bằng tiếng Việt và đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, trừ trường hợp được chấp thuận sử dụng đơn vị tiền tệ khác. Báo cáo tài chính năm phải được kiểm toán độc lập.
Song song với nghĩa vụ pháp định trong nước, công ty mẹ ở nước ngoài thường yêu cầu số liệu theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế hoặc theo định dạng riêng của tập đoàn, với kỳ báo cáo sớm hơn kỳ pháp định tại Việt Nam. Doanh nghiệp phải đáp ứng cả hai hệ thống cùng lúc.
Về nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp phải kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh thu, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân theo năm, cùng các nghĩa vụ phát sinh khác như thuế nhà thầu nước ngoài.
Vấn đề doanh nghiệp thường gặp
- Kế toán nội bộ không đủ kinh nghiệm FDI. Nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp FDI như giao dịch liên kết, thuế nhà thầu, chênh lệch tỷ giá hay chi phí do công ty mẹ phân bổ đòi hỏi kinh nghiệm mà kế toán viên phổ thông thường chưa có.
- Sổ sách và tờ khai không khớp nhau. Số liệu trên sổ kế toán chênh lệch với số đã kê khai thuế là một trong những vấn đề bị phát hiện nhiều nhất khi thanh tra, và rất khó giải trình khi đã qua nhiều kỳ.
- Phụ thuộc vào một cá nhân. Khi kế toán viên duy nhất nghỉ việc, doanh nghiệp mất luôn hiểu biết về hệ thống sổ sách của chính mình, thường mất nhiều tháng để người mới nắm lại.
- Chi phí không đủ điều kiện được trừ. Thiếu hợp đồng, thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hoặc hóa đơn không hợp lệ khiến chi phí bị loại trừ khi quyết toán — phát hiện muộn thì không còn cơ hội khắc phục.
- Trễ hạn kê khai. Các mốc kê khai và nộp thuế phân bố rải rác trong năm. Chỉ cần bỏ sót một mốc là phát sinh tiền phạt chậm nộp và tiền chậm nộp tính theo ngày.
Giải pháp của TrustlineAX
- Ghi sổ và hạch toán theo VAS. Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, hạch toán toàn bộ nghiệp vụ phát sinh, quản lý hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán hiện hành.
- Kê khai thuế định kỳ. Lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng kỳ và thời hạn áp dụng cho doanh nghiệp.
- Lập báo cáo tài chính pháp định. Lập bộ báo cáo tài chính năm theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, sẵn sàng bàn giao cho đơn vị kiểm toán độc lập.
- Hỗ trợ kiểm toán độc lập. Chuẩn bị hồ sơ, giải trình và làm việc trực tiếp với kiểm toán viên trong suốt quá trình kiểm toán báo cáo tài chính năm.
- Báo cáo quản trị cho công ty mẹ. Cung cấp số liệu theo định dạng và kỳ báo cáo mà tập đoàn yêu cầu, song ngữ Việt — Anh khi cần thiết.
- Theo dõi lịch tuân thủ tập trung. Quản lý toàn bộ mốc kê khai, nộp thuế và báo cáo của doanh nghiệp trên một lịch chung, cảnh báo trước hạn thay vì để doanh nghiệp tự nhớ.
- Cảnh báo rủi ro trong kỳ. Chủ động nêu vấn đề khi phát hiện chứng từ thiếu hoặc nghiệp vụ có nguy cơ bị loại trừ, ngay tại thời điểm phát sinh chứ không đợi đến cuối năm.
Phạm vi dịch vụ
Mỗi hợp đồng được xây dựng từ các hạng mục dưới đây và xác nhận trong thư báo giá. Hạng mục tùy chọn được báo phí riêng và có thể thêm, bớt bất kỳ lúc nào.
A · Kế toán
Thiết lập và đăng ký hệ thống kế toán
Một lần
- Rà soát yêu cầu báo cáo, mẫu biểu và phần mềm kế toán.
- Thiết lập hệ thống tài khoản đáp ứng VAS và yêu cầu báo cáo của tập đoàn.
- Đăng ký chế độ kế toán, năm tài chính đầu tiên và phương pháp khấu hao với cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải đăng ký.
Hạch toán và lập báo cáo theo VAS
Hàng tháng
- Tiếp nhận và soát xét hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi.
- Hạch toán theo VAS, bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
- Bộ báo cáo hàng tháng: bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, cân đối số phát sinh, lưu chuyển tiền tệ và sổ cái.
Doanh nghiệp mới thành lập — giai đoạn chưa phát sinh doanh thu được tính phí thấp hơn giai đoạn sau.
Hỗ trợ kiểm toán báo cáo tài chính năm
Hàng năm
- Chuẩn bị và bàn giao hồ sơ theo yêu cầu của kiểm toán viên độc lập.
- Làm việc cùng nhóm kiểm toán trong suốt quá trình kiểm toán.
- Soát xét dự thảo báo cáo kiểm toán và nộp báo cáo tài chính đã kiểm toán.
Đây là dịch vụ hỗ trợ kiểm toán, không phải kiểm toán. TrustlineAX không phải công ty kiểm toán và không phát hành ý kiến kiểm toán.
Dịch vụ ký với vai trò Kế toán trưởng
Hàng tháng
- Ký với vai trò Kế toán trưởng trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đã kiểm toán.
- Cá nhân đáp ứng tiêu chuẩn Kế toán trưởng theo Luật Kế toán, do Quý Công ty bổ nhiệm.
Báo cáo quản trị theo mẫu riêng
Tùy chọn
- Báo cáo theo mẫu của Quý Công ty hoặc công ty mẹ: kết quả theo trung tâm chi phí, kế hoạch và thực hiện, dòng tiền, tuổi nợ.
- Cung cấp song ngữ theo lịch đã thống nhất, đối chiếu khớp với số liệu theo luật định.
B · Tuân thủ thuế
Kê khai thuế GTGT
Hàng quý / Hàng tháng
- Lập tờ khai thuế GTGT và gửi Quý Công ty phê duyệt.
- Nộp tờ khai, thông báo số thuế phải nộp và thời hạn nộp.
Khai theo quý khi doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống; vượt ngưỡng thì khai theo tháng.
Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT)
Theo từng lần thanh toán
- Lập tờ khai thuế nhà thầu cho từng lần thanh toán ra nước ngoài.
- Nộp sau khi Quý Công ty phê duyệt và thông báo số thuế phải nộp.
Quyết toán thuế TNDN
Hàng năm
- Lập tờ khai quyết toán và soát xét doanh thu tính thuế, chi phí được trừ.
- Phát hành thư nêu vấn đề phát hiện, mức độ rủi ro và các phương án xử lý.
- Nộp tờ khai đã phê duyệt và tư vấn số thuế tạm nộp theo quý.
Kê khai thông tin giao dịch liên kết
Hàng năm
- Xác định giao dịch liên kết và lập phụ lục kê khai nộp kèm quyết toán thuế TNDN.
- Giải trình với cơ quan thuế về các nội dung đã kê khai.
Không bao gồm — hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết và việc bảo vệ chính sách giá, cung cấp theo phạm vi riêng.
Cách tính phí
- Mỗi hợp đồng bắt đầu từ một thư báo giá: phạm vi thống nhất từng hạng mục, phí cố định theo hạng mục, hiệu lực 30 ngày.
- Với doanh nghiệp mới thành lập, giai đoạn chưa phát sinh doanh thu được tính phí thấp hơn giai đoạn sau.
- Không tính bất kỳ khoản phí nào ngoài phạm vi đã thống nhất khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Quý Công ty.
- Phí chưa bao gồm VAT và chi phí thực tế như công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
Quy trình triển khai
- Tiếp nhận và đánh giá hiện trạng. Rà soát sổ sách, tờ khai và hồ sơ hiện có để xác định các tồn đọng cần xử lý trước khi bàn giao.
- Thiết lập quy trình vận hành. Thống nhất cách luân chuyển chứng từ, đầu mối liên hệ, định dạng báo cáo và lịch làm việc hàng tháng.
- Vận hành hàng tháng. Xử lý chứng từ, hạch toán, kê khai và nộp thuế đúng hạn, gửi báo cáo tình hình cho doanh nghiệp sau mỗi kỳ.
- Quyết toán và lập báo cáo năm. Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân, phối hợp cùng kiểm toán độc lập.
- Rà soát và cải thiện. Đánh giá lại quy trình sau mỗi năm tài chính, đề xuất điều chỉnh để giảm rủi ro và khối lượng xử lý thủ công.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp FDI bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính không?
Có. Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện phải kiểm toán bởi đơn vị kiểm toán độc lập theo quy định pháp luật về kiểm toán độc lập.
Kê khai thuế theo tháng hay theo quý?
Kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng được xác định theo mức doanh thu năm liền trước theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp mới thành lập áp dụng theo hướng dẫn riêng cho năm đầu. Chúng tôi xác định và thông báo kỳ kê khai phù hợp ngay khi tiếp nhận.
Doanh nghiệp có cần bổ nhiệm kế toán trưởng riêng không?
Pháp luật kế toán yêu cầu doanh nghiệp bố trí người làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán đáp ứng tiêu chuẩn. Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ làm kế toán trưởng thay vì tuyển dụng toàn thời gian, tùy theo quy mô và nhu cầu.
Chuyển từ đơn vị kế toán khác sang có phức tạp không?
Việc chuyển giao cần được lên kế hoạch, đặc biệt về thời điểm cắt kỳ và bàn giao dữ liệu. Chúng tôi thực hiện rà soát hiện trạng trước khi tiếp nhận để xác định rõ tồn đọng thuộc kỳ trước, tránh tình trạng trách nhiệm không rõ ràng về sau.