Thanh tra thuế là thời điểm những sai sót tích lũy qua nhiều năm được đưa ra cùng lúc. Kết quả cuối cùng phụ thuộc rất lớn vào việc doanh nghiệp đã chuẩn bị hồ sơ từ trước hay bắt đầu tìm chứng từ khi đoàn thanh tra đã ngồi tại văn phòng.
Bối cảnh
Doanh nghiệp phải quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân theo năm, trong thời hạn quy định kể từ khi kết thúc năm tài chính. Đây là thời điểm toàn bộ số liệu trong năm được chốt lại và trở thành căn cứ cho cơ quan thuế đối chiếu về sau.
Cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch hoặc theo dấu hiệu rủi ro. Thời hiệu xử lý về thuế kéo dài nhiều năm, nghĩa là sai sót của các kỳ đã qua vẫn có thể bị truy thu cùng tiền chậm nộp tính theo ngày và tiền phạt vi phạm hành chính.
Nội dung thường bị đặt vấn đề nhiều nhất gồm: chi phí không đủ điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giao dịch với bên liên kết, thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài, và thuế nhà thầu đối với các khoản thanh toán ra nước ngoài.
Vấn đề doanh nghiệp thường gặp
- Chứng từ nằm rải rác, không hệ thống. Khi đoàn thanh tra yêu cầu, doanh nghiệp mất nhiều ngày tìm lại hợp đồng và chứng từ của các kỳ trước, thậm chí không tìm được — dẫn đến bị loại chi phí dù giao dịch có thật.
- Chi phí thiếu điều kiện được trừ. Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bộ ba thường bị thiếu. Đến khi thanh tra thì không còn cơ hội bổ sung hợp lệ.
- Thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài tính sai. Xác định sai tình trạng cư trú, bỏ sót các khoản lợi ích ngoài lương, hoặc không tính phần thu nhập do công ty mẹ chi trả là nhóm sai sót bị truy thu thường xuyên.
- Bỏ sót thuế nhà thầu. Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài về dịch vụ, phần mềm, phí quản lý thường bị quên khấu trừ và nộp thay.
- Không có người đại diện am hiểu khi làm việc. Nhân sự kế toán trả lời thiếu căn cứ hoặc cung cấp tài liệu vượt phạm vi yêu cầu có thể vô tình mở rộng phạm vi thanh tra.
Giải pháp của TrustlineAX
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Lập tờ khai quyết toán năm, rà soát và phân loại rõ chi phí được trừ, chi phí không được trừ kèm căn cứ cho từng khoản.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Thực hiện quyết toán cho toàn bộ người lao động, bao gồm cả trường hợp người nước ngoài có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc thay đổi tình trạng cư trú trong năm.
- Rà soát rủi ro trước thanh tra. Kiểm tra lại các kỳ còn trong thời hiệu, lập danh sách các nội dung có khả năng bị đặt vấn đề kèm phương án giải trình và ước tính mức độ ảnh hưởng.
- Hệ thống hóa hồ sơ giải trình. Sắp xếp hợp đồng, chứng từ và tài liệu chứng minh theo từng nội dung, sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu.
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế. Tham gia các buổi làm việc cùng doanh nghiệp, giải trình có căn cứ pháp lý, kiểm soát phạm vi tài liệu cung cấp trong đúng yêu cầu.
- Xử lý sau thanh tra. Tư vấn phương án chấp nhận hoặc khiếu nại kết luận, hỗ trợ điều chỉnh sổ sách và thực hiện nghĩa vụ phát sinh nếu có.
Quy trình triển khai
- Rà soát hồ sơ các kỳ liên quan. Xem xét sổ sách, tờ khai và chứng từ của các kỳ còn trong thời hiệu xử lý.
- Đánh giá và xếp hạng rủi ro. Lập báo cáo nêu các nội dung có nguy cơ bị đặt vấn đề, sắp xếp theo mức độ ảnh hưởng tài chính.
- Khắc phục trong phạm vi cho phép. Bổ sung chứng từ còn thiếu, kê khai bổ sung điều chỉnh nếu còn trong thời hạn được phép.
- Chuẩn bị hồ sơ giải trình. Hệ thống hóa tài liệu theo từng nội dung dự kiến bị hỏi, xây dựng lập luận kèm căn cứ pháp lý.
- Đồng hành trong quá trình thanh tra. Tham gia làm việc cùng đoàn thanh tra và xử lý các vấn đề phát sinh đến khi có kết luận.
Câu hỏi thường gặp
Nên chuẩn bị trước thanh tra bao lâu?
Càng sớm càng tốt. Nếu chỉ bắt đầu khi đã nhận quyết định thanh tra thì phần lớn cơ hội khắc phục hợp lệ đã khép lại — nhiều biện pháp như bổ sung chứng từ hay kê khai điều chỉnh chỉ thực hiện được trước thời điểm đó.
Cơ quan thuế được kiểm tra lại bao nhiêu năm?
Thời hiệu xử lý về thuế được quy định trong Luật Quản lý thuế và kéo dài nhiều năm, khác nhau giữa truy thu tiền thuế và xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ theo đúng thời hạn quy định về kế toán.
Có thể tự khắc phục sai sót trước khi bị phát hiện không?
Có. Doanh nghiệp được kê khai bổ sung điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Chủ động khắc phục thường có lợi hơn nhiều so với để cơ quan thuế phát hiện.
Kết luận thanh tra có khiếu nại được không?
Được, nếu doanh nghiệp có căn cứ cho rằng kết luận chưa phù hợp quy định. Việc này cần thực hiện trong thời hạn luật định và phải có lập luận kèm tài liệu chứng minh rõ ràng.