Tiền lương là dữ liệu nhạy cảm nhất trong doanh nghiệp. Thuê ngoài chức năng này giải quyết cùng lúc hai vấn đề: bảo đảm tính chính xác về thuế và bảo hiểm, đồng thời tách thông tin thu nhập ra khỏi phạm vi tiếp cận của nhân sự nội bộ.
Bối cảnh
Doanh nghiệp sử dụng lao động tại Việt Nam có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả lương, đồng thời trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo mức đóng quy định trên tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
Với doanh nghiệp FDI, độ phức tạp tăng lên do có người lao động nước ngoài. Việc xác định tình trạng cư trú, xử lý phần thu nhập do công ty mẹ ở nước ngoài chi trả, và tính các khoản lợi ích ngoài lương như nhà ở, học phí cho con, vé máy bay về nước đều có quy định riêng.
Đây cũng là nhóm sai sót bị truy thu thường xuyên nhất khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, vì sai sót lặp lại đều đặn hàng tháng và chỉ được phát hiện khi cộng dồn cả năm.
Vấn đề doanh nghiệp thường gặp
- Thông tin lương bị lộ nội bộ. Khi bảng lương do nhân sự nội bộ xử lý, thông tin thu nhập của ban lãnh đạo và giữa các phòng ban rất dễ rò rỉ, ảnh hưởng trực tiếp đến ổn định tổ chức.
- Xác định sai tình trạng cư trú của người nước ngoài. Cư trú và không cư trú áp dụng cách tính thuế hoàn toàn khác nhau. Xác định sai dẫn đến truy thu lớn khi quyết toán, đặc biệt với người làm việc chưa trọn năm.
- Bỏ sót thu nhập do công ty mẹ chi trả. Phần lương hoặc thưởng do công ty mẹ ở nước ngoài trả cho chuyên gia làm việc tại Việt Nam vẫn thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam nhưng thường bị bỏ sót.
- Sai mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Xác định sai các khoản phải tính vào tiền lương đóng bảo hiểm dẫn đến truy thu và tiền lãi chậm đóng, thường phát hiện khi cơ quan bảo hiểm đối chiếu.
- Chậm báo tăng giảm lao động. Nhân sự vào mới hoặc nghỉ việc mà không báo kịp thời làm ảnh hưởng quyền lợi người lao động và phát sinh truy thu cho doanh nghiệp.
Giải pháp của TrustlineAX
- Xử lý bảng lương hàng tháng. Tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ, thưởng và các khoản khấu trừ theo đúng hợp đồng lao động và quy chế lương của doanh nghiệp.
- Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tính thuế cho cả người lao động Việt Nam và nước ngoài, xử lý đúng trường hợp cư trú và không cư trú, tính đầy đủ các khoản lợi ích ngoài lương chịu thuế.
- Các khoản trích theo lương. Xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo mức hiện hành.
- Phiếu lương bảo mật. Phát hành phiếu lương riêng cho từng người lao động qua kênh bảo mật, không đi qua nhân sự trung gian.
- Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân. Lập tờ khai theo kỳ và thực hiện quyết toán năm cho toàn bộ người lao động thuộc diện ủy quyền.
- Báo cáo chi phí nhân sự. Cung cấp báo cáo tổng hợp chi phí lao động theo bộ phận cho ban lãnh đạo, theo định dạng công ty mẹ yêu cầu nếu cần.
- Quản lý hồ sơ lao động. Theo dõi hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng, đăng ký và báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.
Phạm vi dịch vụ
Các dịch vụ C1 đến C5 được cung cấp trọn gói với một mức phí hàng tháng theo số lượng nhân sự. C6 là tùy chọn, báo phí theo từng chuyên gia.
C · Nhân sự, tiền lương và thuế TNCN
Tính lương hàng tháng
Hàng tháng
- Thiết lập mẫu bảng lương phù hợp chính sách đãi ngộ và thực tiễn tại Việt Nam.
- Tính lương gross sang net, bao gồm thuế TNCN và bảo hiểm bắt buộc.
- Tính các khoản chi trả khi nghỉ việc: trợ cấp thôi việc, phép năm chưa nghỉ.
- Bảng tổng hợp lương, danh sách chuyển khoản và phiếu lương từng người.
Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN)
Hàng tháng
- Kê khai biến động: lao động mới, nghỉ việc, thay đổi lương, ốm đau, thai sản.
- Nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản thay mặt Quý Công ty.
- Đối chiếu số phải nộp và chốt sổ cho người nghỉ việc.
Thuế TNCN theo mã số thuế Công ty
Tháng / Quý · Năm
- Lập và nộp tờ khai thuế TNCN định kỳ.
- Quyết toán thuế TNCN năm cho người lao động chỉ có thu nhập tại Công ty.
- Cấp xác nhận thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế cho người nghỉ việc.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động
6 tháng · Năm
- Lập và nộp báo cáo cho lao động Việt Nam và nước ngoài sau khi Quý Công ty phê duyệt.
Hợp đồng lao động và hồ sơ chấm dứt
Theo phát sinh
- Soạn hợp đồng lao động phù hợp Bộ luật Lao động và quy chế nội bộ.
- Soạn văn bản chấp thuận nghỉ việc và hồ sơ chấm dứt hợp đồng.
Thuế TNCN cho chuyên gia nước ngoài
Tùy chọn · theo người
- Áp dụng cho cá nhân cư trú có thu nhập chi trả ngoài Việt Nam, kê khai theo mã số thuế cá nhân.
- Tờ khai quý tổng hợp thu nhập trong và ngoài nước.
- Quyết toán năm và quyết toán khi kết thúc nhiệm kỳ, hướng dẫn chứng từ thuế đã nộp ở nước ngoài.
Cách tính phí
- Một mức phí hàng tháng cho C1–C5 áp dụng đến 10 nhân sự; từ người thứ 11 cộng thêm theo đầu người, rà soát lại theo số thực tế mỗi năm.
- Mỗi hợp đồng bắt đầu từ một thư báo giá: phạm vi thống nhất từng hạng mục, phí cố định theo hạng mục, hiệu lực 30 ngày.
- Không tính bất kỳ khoản phí nào ngoài phạm vi đã thống nhất khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Quý Công ty.
- Phí chưa bao gồm VAT và chi phí thực tế như công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
Quy trình triển khai
- Tiếp nhận dữ liệu ban đầu. Rà soát hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, danh sách nhân sự và tình trạng đóng bảo hiểm hiện tại.
- Thiết lập quy trình bảo mật. Thống nhất đầu mối cung cấp dữ liệu biến động hàng tháng, kênh phát hành phiếu lương và cấp độ truy cập thông tin.
- Vận hành hàng tháng. Tính lương, khấu trừ thuế và bảo hiểm, gửi bảng lương để duyệt, phát hành phiếu lương sau khi được xác nhận.
- Kê khai định kỳ. Nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân, thực hiện thủ tục báo tăng giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Quyết toán năm. Thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân và đối chiếu số liệu bảo hiểm cho cả năm.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài làm việc dưới 183 ngày tính thuế thế nào?
Việc xác định cá nhân là đối tượng cư trú hay không cư trú dựa trên số ngày có mặt tại Việt Nam và các tiêu chí về nơi ở thường xuyên theo quy định. Hai trường hợp áp dụng cách tính thuế khác nhau, nên cần xác định đúng ngay từ đầu năm thay vì để đến kỳ quyết toán.
Lương do công ty mẹ trả có phải kê khai không?
Thu nhập mà cá nhân nhận được liên quan đến công việc thực hiện tại Việt Nam thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam, kể cả khi khoản đó do công ty mẹ ở nước ngoài chi trả. Đây là nội dung cơ quan thuế kiểm tra kỹ khi thanh tra doanh nghiệp FDI.
Doanh nghiệp có thấy được bảng lương chi tiết không?
Có. Doanh nghiệp luôn nắm toàn bộ dữ liệu và duyệt bảng lương trước khi chi trả. Điểm khác biệt là dữ liệu chi tiết không đi qua nhân sự trung gian, mà chỉ những người được phân quyền mới tiếp cận.
Chuyển đổi từ tự làm sang thuê ngoài mất bao lâu?
Thông thường cần một đến hai kỳ lương để hoàn tất chuyển giao và ổn định quy trình. Kỳ đầu tiên chúng tôi chạy song song đối chiếu với số liệu doanh nghiệp tự tính để bảo đảm khớp hoàn toàn trước khi tiếp quản.