Từ ngày 01/9/2026, toàn ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) chính thức chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân (ĐDCN/CCCD) thay cho mã số BHXH, đồng thời đổi luôn bộ mã quản lý đơn vị trên các phần mềm nghiệp vụ của ngành. Đây là thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hồ sơ kê khai BHXH của doanh nghiệp. Trustlineax tổng hợp cấu trúc mã đơn vị mới và những việc doanh nghiệp cần làm để không gián đoạn việc đóng, hưởng chế độ của người lao động.
1. Căn cứ
- Kế hoạch số 3115/KH-BHXH ngày 13/8/2026 của BHXH Việt Nam.
- Thông báo số 6877/TB-BHXH ngày 22/8/2026 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh về việc chuyển đổi sử dụng số ĐDCN/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ ngành BHXH.
- Thông báo số 2054/TB-BHXH ngày 28/8/2026 của BHXH cơ sở Xóm Chiếu — văn bản triển khai cụ thể tại một địa bàn.
Lưu ý về phạm vi áp dụng: việc chuyển đổi từ 01/9/2026 là chủ trương chung của BHXH Việt Nam theo Kế hoạch số 3115/KH-BHXH. Tuy nhiên, cách thức và thời hạn cập nhật thông tin do từng cơ quan BHXH quản lý trực tiếp thông báo riêng. Các mốc thời gian nêu trong bài này lấy từ thông báo của BHXH cơ sở Xóm Chiếu (TP.HCM) và chỉ áp dụng cho đơn vị do cơ quan này quản lý. Doanh nghiệp ở địa bàn khác cần tra thông báo tương ứng của cơ quan BHXH quản lý đơn vị mình.
2. Nội dung chuyển đổi
Kể từ ngày 01/9/2026, ngành BHXH sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay cho mã số BHXH trước đây, đồng thời thay đổi bộ mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN đang áp dụng trên các phần mềm nghiệp vụ.
Cấu trúc mã đơn vị thu BHXH, BHYT mới
Mã đơn vị mới gồm ba phần ghép liền nhau: ĐD – ĐT – LH
| Thành phần | Ý nghĩa | Căn cứ xác định |
|---|---|---|
| ĐD | Mã định danh đơn vị — là mã số doanh nghiệp hoặc mã quan hệ ngân sách của đơn vị | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / mã quan hệ ngân sách |
| ĐT | Mã đối tượng | Phụ lục I, Công văn số 1804/BHXH-QLT |
| LH | Mã loại hình sản xuất kinh doanh | Phụ lục II, Công văn số 1804/BHXH-QLT |
Ví dụ minh họa theo thông báo: mã đơn vị hiện tại là TD0001D thì sau khi chuyển đổi sẽ trở thành 0123456789DNA03 — trong đó “0123456789” là mã số doanh nghiệp, “DN” là mã đối tượng, “A03” là mã loại hình sản xuất kinh doanh.
Điểm đáng chú ý là mã mới gắn trực tiếp với mã số doanh nghiệp, thay vì là một dãy ký tự do cơ quan BHXH cấp riêng như trước. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan thuế, đăng ký kinh doanh và BHXH, nhưng cũng có nghĩa doanh nghiệp phải khai báo chính xác mã số doanh nghiệp khi cập nhật.
3. Doanh nghiệp cần làm gì
Theo thông báo triển khai tại địa bàn Xóm Chiếu, các đơn vị được đề nghị:
- Cập nhật thông tin vào đường link do cơ quan BHXH cung cấp, hoặc quét mã QR đính kèm trong thông báo gửi tới đơn vị.
- Đính kèm file scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi cập nhật thông tin.
- Thời hạn cập nhật: chậm nhất ngày 03/9/2026 (mốc này áp dụng cho đơn vị do BHXH cơ sở Xóm Chiếu quản lý; các địa bàn khác có mốc riêng theo thông báo của cơ quan quản lý trực tiếp).
- Đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu đã cập nhật, để không ảnh hưởng đến việc đóng và hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN của người lao động.
- Sau khi cơ quan BHXH hoàn tất chuyển đổi, đơn vị quét mã QR do cơ quan BHXH cung cấp để tra cứu mã đơn vị mới của mình.
Nếu đơn vị đã lỡ thời hạn cập nhật
Việc quá hạn cập nhật không đồng nghĩa mất quyền lợi, nhưng có thể khiến mã đơn vị chưa được chuyển đổi đúng, dẫn đến hồ sơ điện tử bị trả về. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn bổ sung thông tin, thay vì chờ thông báo tiếp theo. Nên xử lý trước kỳ báo tăng/giảm lao động gần nhất để tránh hồ sơ bị gián đoạn.
4. Vì sao doanh nghiệp cần lưu ý việc này
Mã đơn vị BHXH được sử dụng xuyên suốt trong các thủ tục kê khai, báo tăng/giảm lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động của người lao động. Việc đổi bộ mã quản lý đồng loạt trên toàn hệ thống có thể ảnh hưởng đến hồ sơ điện tử và phần mềm kê khai BHXH mà doanh nghiệp đang dùng, nếu không cập nhật kịp thời và chính xác.
Doanh nghiệp nên:
- Chủ động cập nhật thông tin đúng hạn theo hướng dẫn của cơ quan BHXH quản lý trực tiếp đơn vị mình.
- Rà soát phần mềm kê khai BHXH nội bộ hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để bảo đảm tương thích với mã đơn vị mới sau ngày 01/9/2026.
- Thông báo cho bộ phận nhân sự — tiền lương về việc đổi mã, tránh dùng nhầm mã cũ trong hồ sơ nộp sau ngày chuyển đổi.
- Đối chiếu lại mức đóng BHXH, BHYT, BHTN năm 2026 và cách tính lương năm 2026 khi cập nhật lại hồ sơ.
- Theo dõi thông báo chính thức từ cơ quan BHXH quản lý để nhận mã đơn vị mới sau khi chuyển đổi hoàn tất.
Bài viết được Trustlineax tổng hợp dựa trên Thông báo số 2054/TB-BHXH ngày 28/8/2026 của BHXH cơ sở Xóm Chiếu, Thông báo số 6877/TB-BHXH của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh và Kế hoạch số 3115/KH-BHXH của BHXH Việt Nam. Các mốc thời hạn nêu trong bài là mốc triển khai tại một địa bàn cụ thể, không phải mốc chung toàn quốc. Nội dung mang tính chất tham khảo; doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của cơ quan BHXH trực tiếp quản lý đơn vị mình để thực hiện đúng hướng dẫn và thời hạn.