并非所有投资者从第一天起就需要设立完整的法人实体。对于仍在试水市场的公司，代表处可能是合理的第一步。但如果选错形式，等到要开展经营时就得从头再来。
背景
外国公司在越南设立存在主要有三种常见方式。代表处可开展联络、市场调研和贸易促进活动，但不得直接从事营利性活动。分公司可在母公司经营范围内开展经营。子公司是独立的法人实体，最为灵活，但合规义务也最全面。
三者的区别不仅在于允许的经营活动，还在于税务。代表处没有收入，因此不涉及企业所得税（CIT），但仍须为员工代扣代缴个人所得税（PIT）并履行社会保险义务。分公司则就其自身经营成果纳税。
代表处和分公司的执照有固定期限，须在到期前续期。负责人员变动时，这是最常被错过的期限。
常见难题
- 形式与业务计划不符。 设立代表处后才发现需要签订合同、开具发票，就只能转换模式，增加成本并耽误时间。
- 超出许可范围经营。 代表处若进行谈判、签约或收款，即属超出执照范围，可能面临处罚甚至被吊销执照。
- 低估领事认证工作。 母公司的每一份文件都需要办理认证和公证翻译，时间取决于外国主管机关，而非您自己。
- 错过续期期限。 执照过期意味着代表处无证经营，还会影响外籍员工的居留身份。
- 未提交年度活动报告。 代表处和分公司都必须定期提交活动报告，逾期或漏报将受到行政处罚。
TrustlineAX 如何协助
- 审慎选择合适的架构。 我们从四个维度比较代表处、分公司和子公司：允许的经营活动、税务影响、设立及运营成本，以及日后扩展的难易程度。
- 为您取得执照。 我们为母公司准备文件清单，指导领事认证，起草并递交越南申请文件，并对接发证机关直至取得执照。
- 一个能正常运转的办公室，而不只是一张证书。 公司印章、税号登记、银行账户，以及首席代表和员工的劳动及社会保险登记。
- 为您的人员办理出入境手续。 为首席代表及派驻越南的外籍专家办理工作许可证和临时居留卡。
- 为您跟踪各项期限。 我们监控执照期限和年度报告义务，并在事情变得紧急之前启动续期工作。
工作流程
- 架构建议。 简要评估您在越南的计划，并就合适的存在形式提出建议。
- 母公司文件。 提供文件清单，并指导您在本国办理领事认证。
- 执照申请。 起草、公证翻译、递交并跟进发证机关。
- 初始登记。 取得执照后办理印章、税务登记、银行账户和劳动登记。
- 合规交接。 提供报告期限及执照续期日期的日程表。
常见问题
代表处可以签订合同吗？
代表处不得直接从事营利性活动。首席代表只能在母公司的具体授权范围内并依法签署文件。经常签订商业合同即为超范围经营的迹象。
代表处需要纳税吗？
由于没有收入，代表处无需缴纳企业所得税（CIT），但仍须为员工代扣、申报并缴纳个人所得税（PIT），并履行社会保险义务。
执照有效期多长？
代表处和分公司的执照按法律规定的固定期限颁发，须在到期前续期。我们建议提前准备续期文件，以免出现空档期。
代表处可以转为公司吗？
目前没有直接转换的程序。实践中，投资者会同步新设一个实体，再关闭代表处，因此一开始就选对形式十分重要。