社会保险事务随人员变动而发生，且期限紧迫。申报延误会给公司带来欠缴款和滞纳金，也会中断员工的待遇。
背景
雇主必须为属于参保范围的员工办理登记，并按规定费率、以作为缴费基数的工资缴纳社会保险、医疗保险和失业保险。
根据现行规定，在越南工作的外籍员工同样属于强制社会保险的参保范围，但可享受的待遇与越南员工存在一定差异。许多外商投资企业对这一领域并不完全了解。
这里的难点不在于技术复杂，而在于持续性。每一次入职、离职、调薪或法定休假，都会产生一项有各自期限的申报。
常见难题
- 人员增减申报延误。 这是最常见的问题，会产生欠缴款和滞纳金，并使员工在最需要保障时失去保障。
- 缴费基数有误。 对哪些津贴计入缴费基数认识不清，会产生逐年累积的差额。
- 外籍员工未参保。 遗漏属于强制参保范围的外籍员工，是外商投资企业中常见的漏洞。
- 待遇申领屡被退回。 病假和产假申领资料不全，会延误员工领取待遇，也会影响人事部门的形象。
- 离职时社保手册封存延误。 员工无法按时取得社保手册，就无法在新雇主处继续缴费，这经常引发投诉。
TrustlineAX 如何协助
- 正确完成参保登记。 为公司及全体员工办理社会保险、医疗保险和失业保险的首次登记。
- 按时申报人员变动。 在规定期限内处理入职、离职、无薪休假及调薪等变动。
- 确定正确的缴费基数。 审查您的薪酬结构，准确确定哪些组成部分计入缴费基数。
- 跟进员工待遇申领直至发放。 准备、递交并跟进病假、产假、康复疗养及工伤待遇申领，直至员工领到款项。
- 离职时及时封存社保手册。 劳动关系终止时，按时办理社保手册封存并交付。
- 定期对账。 与社会保险机构核对缴费记录，及早发现差异，避免形成大额欠缴。
工作流程
- 现状审查。 核查已参保人数、缴费水平及任何未决事项。
- 数据核对。 将劳动合同与已登记数据进行核对，并更正差异。
- 建立日常流程。 确定固定对接人及每月人员变动截止日。
- 日常处理。 随时处理人员变动、待遇申领及社保手册封存。
- 对账与报告。 定期与社会保险机构对账，并向您提交状况报告。
常见问题
外籍员工必须缴纳社会保险吗？
根据现行规定，在越南工作的外籍员工属于强制社会保险的参保范围，但须视其所持工作许可证类型及劳动合同期限等条件而定，应逐案评估。
申报延误会有什么后果？
公司须补缴欠款并支付滞纳金，还可能面临行政处罚。更严重的后果通常是员工待遇被中断。
哪些薪酬组成部分计入缴费基数？
缴费基数包括法规所定义的工资级别、工资性津贴及特定补充款项。并非支付给员工的每一笔款项都计入，因此需要结合您的实际薪酬结构进行评估。
我们可以自行处理吗？
可以，但工作量会随人数和人员流动迅速增加。许多公司选择外包，以便人事团队专注于招聘和人才发展。