越南代表处没有收入，因此无需申报企业所得税（CIT）或增值税（VAT）。但它有员工：本地员工，常常还有一位由总部支付薪酬的首席代表，以及每月都要履行的薪资、个人所得税和社会保险义务。我们为您运作这一周期，并以英文向总部通报情况。
背景
外国商人的代表处可开展联络、市场调研和贸易促进活动，但不得直接从事营利性活动。这使其税务状况较为简单，但并非毫无义务。作为雇主，代表处必须计算工资、代扣个人所得税、按月或按季申报，并在年度结束后进行汇算清缴。代表处还须为符合条件的员工办理登记并缴纳强制性社会保险、医疗保险和失业保险，并于每年1月30日前向发证机关提交年度活动报告。
这些义务大多由代表处本身承担，而不是总部。由于代表处很少设有内部财务团队，这些事务往往在首席代表、本地行政人员和母公司财务部门之间无人负责。
常见难题
- 在境外支付的收入。 总部在境外为在越南提供的工作支付的工资或奖金，仍须在越南纳税并申报，这一点很容易被忽视。
- 外籍人员的税务居民身份。 首席代表是否为税务居民（183天及常住地标准），会改变适用税率以及其全球收入是否需要纳税。
- 税后工资换算与实物福利。 住房、学费、津贴以及税后工资安排，都需要在计税基础中正确处理。
- 保险登记。 新员工入职、调薪和离职必须按时向社会保险机构申报，包括属于参保范围的外籍员工。
- 年度期限。 年度活动报告和个人所得税汇算清缴都集中在第一季度，而此时总部正忙于自身的年度结账。
TrustlineAX 如何协助
- 每月薪资核算。 税前转税后及税后反算税前计算，英越双语工资单，并在发薪前提交薪资汇总表供总部审批。
- 个人所得税。 办理税号及赡养人登记、代扣税款、定期申报个人所得税，并为代表处及（经授权的）员工办理年度汇算清缴。
- 首席代表及外籍人员税务。 审查税务居民身份，处理境外支付收入和实物福利，并申报未经本地薪资发放的收入。
- 社会保险。 参保登记、每月缴费、工资或人数变动申报，并协助申领病假、产假等待遇。
- 年度活动报告。 在1月30日截止日期前，编制并向发证机关提交代表处年度运营报告。
- 费用记录与总部报告。 按母公司格式编制每月办公费用及总部拨款的简明明细表，让您清楚掌握代表处的运营成本。
- 合规日程表。 将薪资、税务、保险和报告期限汇总为一份日程表，并在执照续期前发出提醒。
工作流程
- 审查。 我们检查您当前的薪资、税务和保险状况，以及以前期间的任何缺口。
- 设置。 与首席代表及总部商定薪资输入数据、审批流程和报告格式。
- 每月周期。 我们核算薪资，准备申报和缴款，并每月发送一份简短的英文摘要。
- 年终。 提前准备个人所得税汇算清缴和年度活动报告，并在截止日期前提交。
常见问题
代表处需要全套会计服务吗？
通常不需要达到公司的程度。代表处没有收入，不申报企业所得税或增值税。其核心日常工作是薪资、个人所得税、社会保险和年度活动报告，并辅以对费用及总部拨款的规范记录。
首席代表的工资如在境外支付，是否需要在越南纳税？
需要。因在越南提供工作而取得的工资薪金所得，无论在何处支付，均须在越南纳税。总部在境外支付的收入仍须申报，视支付方式由代表处或个人本人申报。
代表处的外籍员工需要缴纳社会保险吗？
持有工作许可证并签订符合条件劳动合同的外籍员工，可能属于强制社会保险和医疗保险的参保范围。我们会审查每位员工的合同和身份，确保在正确的时间开始和停止缴费。
年度活动报告何时到期？
外国商人的代表处必须在每年1月30日前向发证机关报告上一年度的活动情况。我们将其作为年终工作的一部分进行编制和提交。
你们能在年中从现有服务商手中接手吗？
可以。我们审查迄今已提交的申报和缴费，商定交接月份，无缝接手整个周期。